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如果新員工拿不出離職證明，還可以辦理入職嗎？

最近有hr在問，新員工沒有離職證明可不可以給他辦理入職？

畢竟HR都知道離職證明不僅可以證明新員工之前工作經(jīng)驗的真假；去社保局辦理社保關(guān)系繳費(fèi)主體的變更，也需要用到離職證明。




此外離職證明還可以表示該員工已經(jīng)與上一家公司解除勞動關(guān)系，從而給公司免去一些不必要的勞動風(fēng)險。




但是如果新員工無法提供，我們要怎么處理呢？難道真的要因為這個而重新招聘？




今天魚小保就給大家完整梳理新員工無法提供離職證明這個問題，以及相應(yīng)處理方法。




一、離職證明的相關(guān)法律規(guī)定





根據(jù)《勞動合同法》第五十條第一款規(guī)定：

用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時，出具解除或者終止勞動合同的證明。


關(guān)鍵點(diǎn)：用人單位有義務(wù)
時間：是在解除或終止勞動合同時


《勞動合同法實施條例》第二十四條規(guī)定：

用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明，應(yīng)當(dāng)寫明勞動合同期限、解除或終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限。




離職證明可以證明擬招用員工已經(jīng)與原用人單位解除了勞動合同，新的用人單位招用該員工已無法律障礙。


根據(jù)《勞動合同法》第九十一條規(guī)定：

用人單位招用與其他用人單位尚未解除或終止勞動合同的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。


所以離職證明是確認(rèn)員工已與上家公司解除了勞動合同的有力證據(jù)，具有法律效力，規(guī)避企業(yè)因使用與其他單位仍有勞動關(guān)系的勞動者，而承擔(dān)連帶責(zé)任的風(fēng)險。




二、員工不能提供離職證明解決方法有哪些？




Q1：員工不能提供離職證明能否錄用？




雖然員工不能提供離職證明，但若該員工客觀上已經(jīng)與上一用人單位勞動合同已經(jīng)解除或終止，則錄用該員工已無法律障礙。




Q2：如何證明該員工已經(jīng)與原用人單位勞動合同解除或終止？




該員工向原單位提出的離職申請；

該員工與原單位的工作交接記錄表；

該員工按照原單位要求辦理的離職流程表；

該員工在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開具的已經(jīng)對其社會保險進(jìn)行減員的證明等。




Q3：員工實在沒有離職證明，但是能夠提供其他資料，證明其已經(jīng)與原單位勞動合同解除時如何處理？




對于那些確實無法提供離職證明的員工，可以參考如下方式減免法律風(fēng)險。




1、 必要的背景調(diào)查




首先和員工進(jìn)行溝通，了解其無法提供的原因，做好相應(yīng)的背景調(diào)查：

• 原公司的架構(gòu)是怎樣？

• 各個部門都有多少人？

• 老板、副總、當(dāng)時招聘的HR是誰？

• 能否提供原公司一些同事的聯(lián)系電話？

• 能否提供公司的固定電話？

• ……




多方查驗，檢驗并判斷員工提供的信息是否屬實，即可在很大程度上降低風(fēng)險。




2、要求員工出具承諾書




除了必要的背調(diào)，我們還需要這位員工向公司出具一封承諾書，明確責(zé)任。




具體的承諾書內(nèi)容魚小保也為大家整理好啦，有需要的HR小伙伴可以直接復(fù)制修改??

承諾函




本人A，身份證號：X，向B公司鄭重承諾，本人已經(jīng)與C公司勞動合同解除，若因本人做虛假承諾，給B公司造成任何不利后，都由本人承擔(dān)。




承諾人（簽名）：XX                                   年 月 日







HR只需要將員工提供的證明資料連同承諾函一并保存存檔，就可以作為員工的離職證明啦~





如果這些辦法都無法實施的話，不要急！還有一個方法教給大家。




我們直接讓這名員工，給原單位的HR總監(jiān)或者原單位領(lǐng)導(dǎo)打電話，并且錄音。




讓員工詢問，咱們的勞動關(guān)系是不是解除了，我是不是提供了勞動證明了等等信息。




只要錄音里面有這些內(nèi)容，這個錄音本身就可以作為離職證明。




所以HR小伙伴們要明白，當(dāng)員工無法提供離職證明時，我們并不是一定要拒絕這個員工入職。




只要這個員工能夠提供其他材料，證明與原單位勞動關(guān)系已經(jīng)解除，你聘用他是沒有任何問題的，也不會給現(xiàn)用人單位造成任何法律風(fēng)險。